Unternehmenskultur

Es lohnt sich, mehr Zeit in die Sitzungsvorbereitung zu investieren

 

Proper planning prevents poor performance – Dieser Leitsatz gilt auch bei der Sitzungsvorbereitung. Allerdings nehmen sich die wenigsten Sitzungsleiter Zeit für eine sorgfältige Themen- und Ablaufplanung, was den Effekt eines Meetings oft zunichte macht und langfristig dem Arbeitsklima schaden kann.

 

Gerade routinierte Redner und gestandene Führungspersonen verzichten oft auf die ausführliche Planung einer Sitzung. Mit dem Vertrauen auf den von selbst laufenden Austausch und die eigene Redegewandtheit wird die Effizienzsteigerung, die eine gute Vorbereitung mit sich bringt, ausser Acht gelassen.

 

Sitzungsablauf spiegelt den Führungsstil

Eine chaotische Sitzung hinterlässt bei den Mitarbeitern nicht nur das Gefühl, wertvolle Arbeitszeit verschwendet zu haben. Die ausgestrahlte Planlosigkeit nagt auch am Image des Sitzungsleiters, der in den meisten Fällen ein Vorgesetzter ist. Die Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, spiegelt den Führungsstil wider und kann sich schlimmstenfalls negativ auf das Arbeitsverhältnis auswirken.

 

Klare Organisation der Tagesordnungspunkte

Die Planung einer Sitzung sollte längerfristig angesetzt werden. Nach der Sammlung von Themen und Ideen sollte sich der Sitzungsleiter drei wichtige Fragen beantworten können, durch die automatisch eine Priorisierung und Reduktion der zu behandelnden Punkte erfolgt:

 

  • Warum soll dieses Thema behandelt werden?
  • Was passiert, wenn dieses Thema nicht behandelt wird?
  • Was ist das Hauptziel der Sitzung?

 

Zusätzlich sollte zu jedem Tagesordnungspunkt das in der Sitzung zu erreichende Ziel und der geplante Zeitbedarf festgelegt werden. Der Sitzungsinhalt sollte dabei auf das Nötigste reduziert werden. Viele Einzelpunkte betreffen nicht das gesamte Team, sondern nur einzelne Mitarbeiter. Diese können auch in einem Einzelgespräch geklärt werden. Des Weiteren hat es sich bewährt, die wichtigen Themen am Anfang zu besprechen und reine Informationsinhalte ans Ende des Meetings zu setzen. Empfehlenswert ist es auch, strategische und operative Themen zu trennen und in verschiedenen Sitzungen zu behandeln.

 

Einflussfaktoren bedingen und verstärken sich gegenseitig

Neben der Auswahl der Teilnehmer, der Vorbereitung, der Firmenkultur, dem Zeitmanagement, oder den Raum- und Lichtverhältnissen gibt es zahlreiche Faktoren, die die Qualität einer Sitzung bestimmen. Diese sind dynamisch miteinander verknüpft und beeinflussen sich gegenseitig. In der Folge können sich gut geführte und effektive Sitzungen positiv auf das Arbeitsklima auswirken. Dagegen können unbefriedigend beendete Meetings die Motivation und den Teamgeist reduzieren.