Software-Evaluation
NEHMEN SIE SICH EIN JAHR ZEIT
Die Auswahl der Geschäfts-Software kann für ein Unternehmen matchentscheidend sein. Eine sorgfältige Prüfung von Produkten und Anbietern ist deshalb unerlässlich. Cyrill Schmid, Geschäftsführer der schmid + siegenthaler consulting gmbh und Veranstalter der Softwaremesse topsoft über die Hürden, die es zu meistern gilt.
Herr Schmid, im Zusammenhang mit Geschäftssoftware bin ich auf den Begriff ERP gestossen. Was genau versteht man darunter?
Cyrill Schmid: ERP steht für «Enterprise Ressource Planning» und hat vom Begriff her noch nicht direkt mit Software zu tun, sondern bezeichnet lediglich die unternehmerische Aufgabe, den Einsatz der Ressourcen zu planen. Erst die Umsetzung dieser Planung erfolgt dann mittels speziell konzipierter Software, so genannten ERP-Systemen.
Und welchen Nutzen bieten die ERP-Systeme generell?
Generell gesagt steigern sie die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Indem die Systeme alle für ein Unternehmen relevanten Daten integrieren, bieten sie die Grundlagen für gut abgestützte operative und strategische Entscheide. Mit der richtigen Software können Sie also Ihre Konkurrenzfähigkeit steigern, Durchlaufzeiten reduzieren oder auch das interne Know-how besser zugänglich machen.
Das gibt es aber schon länger.
Richtig. ERP-Lösungen sind nichts Neues. Immer wieder neu sind hingegen die Möglichkeiten, die sich durch die rasanten technischen Entwicklungen für KMU ergeben.
Die Lösung, für die ich mich heute entscheide, ist morgen also bereits wieder überholt?
Wenn Sie eine falsche Auswahl treffen, ist die Lösung schon zu Beginn nicht «up to date». Wenn Sie sich aber genügend Zeit nehmen, finden Sie durchaus die für Ihr Unternehmen passende Lösung. Und wenn Sie bei Ihrer Bedürfnisanalyse auch mögliche zukünftige Entwicklungen Ihrer Firma berücksichtigen, finden Sie durchaus nachhaltige Ergebnisse. Im Schnitt werden ERP-Lösungen alle acht bis zehn Jahre erneuert.
Und ich fange immer wieder bei Null an?
Das Marktwissen ist nach acht Jahren überholt, richtig. Ihr Wissen über Ihre internen Abläufe hingegen nicht. Und das ist massgebend für die Auswahl der richtigen Software. Aber bei der Evaluation einer neuen Software bietet es sich natürlich an, die Gelegenheit zu nutzen und die Effizienz der Organisation als Ganzes zu optimieren.
Was für ein Vorgehen empfehlen Sie?
Zuerst muss einmal festgehalten werden, was die neue Software alles können sollte. Dazu eignen sich firmeninterne Workshops. Mit den Ergebnissen können Sie dann mit Hilfe von Datenbanken im Internet wie etwa «benchpark» oder dem Tool auf unserer Seite grob die Lösungen herausfiltern, die für Sie überhaupt in Frage kommen.
Und dann?
Dann sollten Sie Kontakt zu den verschiedenen Herstellern aufnehmen, um herauszufinden, ob diese mit Ihnen – etwas salopp ausgedrückt – das Heu auf der gleichen Bühne haben. Wenn Sie den Eindruck haben, dass ein bestimmter Hersteller Ihre Probleme oder Bedürfnisse nicht richtig versteht: Hände weg. Eine falsche Wahl kann den Projektverlauf gewaltig hinauszögern und dann erst richtig teuer werden.
Das heisst, ich sollte alle Anbieter, die in die Kränze kommen, einzeln aufsuchen?
Genau. Und dafür gibt es eben unsere Messe, an der sich zweimal jährlich alle relevanten Softwareanbieter einfinden. Dort können Sie vor Ort mit den verschiedenen Anbietern auf Tuchfühlung gehen. An der Messe im März 08 präsentierten insgesamt 130 Anbieter ihre Produkte. Daneben können Sie sich vor Ort auch von unabhängigen Experten beraten lassen, beispielsweise in der Anwendung der Datenbank. Interessenten können ihre Fragestellung auch vor der Messe zusenden und erhalten dann im Voraus einen fixen Termin für eine persönliche, kostenlose Beratung.
Und was sollten die Interessenten genau aufschreiben?
Für das Beratungsgespräch genügen ein paar Eckdaten zu den Produkten, zur Art und Grösse des Betriebs, der Anzahl Mitarbeitenden sowie Angaben über spezielle Bedürfnisse an eine neue Software.
Und nach dem Beratungsgespräch kann ich dann bei den passenden Anbietern Offerten einholen.
Ja. Aber auch hier empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Damit alle Anbieter die gleiche Ausgangslage haben und Sie deren Angebote auch wirklich vergleichen können, brauchen auch alle Anbieter verständliche Informationen von Ihnen.
Und wie gehe ich dabei vor?
Wir empfehlen dazu die Erstellung eines Pflichtenhefts. Darin gehört eine Auflistung der Anforderungen an die neue Software, geordnet nach deren Wichtigkeit, eine Firmenbeschreibung, detaillierte Prozessdiagramme und –anforderungen. Daneben ein Konzept, das aufzeigt, wo die Software überall eingesetzt werden sollte, sowie die Vorgaben bezüglich Ihrer bereits vorhandenen Hardware und allenfalls übergeordneter Applikationen.
Bleibt noch der letzte Schritt…
…der darin besteht, Referenzkunden derjenigen Anbieter zu besuchen, die noch zur Auswahl stehen. Es lohnt sich auf alle Fälle, sich ein Bild einer laufenden Installation zu machen und von den Erfahrungen anderer Unternehmen zu profitieren.
Die Anschaffung einer neuen Software-Installation scheint kein Spaziergang zu sein. Wie viel Zeit sollte man einplanen?
Wenn Sie wie aufgezeichnet vorgehen wollen, müssen Sie genügend Zeit einplanen. Alles in allem dauert der Prozess erfahrungsgemäss ca. ein Jahr.
Doch so lang?
Ja, aber vergessen Sie nicht: Mit der neuen Installation werden Sie die nächsten Jahre auch arbeiten. Wenn Sie vorschnell zu einer Lösung greifen, kann es passieren, dass Sie sich vorgegebenen Standardlösungen anpassen müssen. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihre Firma selber durchschnittlich wird. Mit der passenden Software hingegen können Sie, wie bereits erwähnt, die Effizienz Ihres Unternehmens steigern und sich gegenüber Ihrer Konkurrenz einen entscheidenden Vorsprung verschaffen. Deswegen lohnt sich eine sorgfältige Abklärung in jedem Fall.
Interviewpartner
