Büroautomation

 

Effizient mit Document Management System

 

Das Unternehmen Printhof GmbH will bequeme und effektive Lösungen zur Optimierung von Kopier- und Druckaufträgen. Mit ihren „Document Management System“ (kurz DMS) bietet sie zudem eine Software an, die eine Vielzahl von verschiedenen Dokumenten elektronisch und zentral verwaltet. Ein Gespräch mit dem Gründer der Printhof GmbH Daniel Hofer, über die Möglichkeiten von Digitalisierung und die Chancen, Zeit und Geld zu sparen.

 

Daniel Hofer, können Sie Ihr Konzept des DMS kurz und knapp erläutern?

Daniel Hofer: Wir müssen uns alle für die Zukunft rüsten. Ein wichtiger Bestandteil davon ist das Dokument Management System. Durch die Verbindung von strukturierten Daten aus dem ERP (Abacus, Sage, Navision, etc.) und den unstrukturierten Daten (Dokumente) werden Abläufe sehr viel einfacher. Das Unternehmen erhält eine Plattform mit allen Informationen und jeder im Unternehmen kann auf diese Informationen zugreifen.

 

In Ihrer Web-Broschüre schreiben Sie, die Hauptvorteile eines DMS sei die Sicherung und Steigerung des Dokumentenwertes. Können Sie genauer ausführen, was Sie damit meinen?

Dokumente stellen für ein Unternehmen einen gewissen Wert dar. Nicht nur ein Vertrag mit einem Kunden stellt ein Wert dar, nein auch ein Plan einer installierten Heizung. Wir stellen mit dem DMS den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments sicher. Also von der Erstellung über das verändern bis hin zur Vernichtung oder Langzeitaufbewahrung.

 

Frisst es nicht auch jede Menge Zeit und Speicherplatz alle Daten zu digitalisieren? 

Nein ganz im Gegenteil. Heute ist es ja vielfach so, dass Dokumente vor der Ablage in den Ordner erst noch ein paar Mal kopiert werden. Oder erst ausgedruckt werden müssen und danach dann in einem Ordner verschwinden.

 

Dokumente im DMS zu speichern ist ganz einfach. Dokumente können auch vollautomatisch im DMS gespeichert werden.

 

Im DMS ist ein Dokument nur einmal vorhanden. In einer Verzeichnisstruktur werden Dokumente oft mehrfach in verschiedenen Verzeichnissen abgelegt. Unsere Erfahrung zeigt, dass ca. 1/3 der Daten reine Kopien sind. Sie können also mit dem DMS Platz einsparen.​

Wenn Unternehmen viel Zeit mit dem DMS einsparen, besteht dann die Möglichkeit, dass Arbeitskräfte wie Buchhalter ihren Arbeitsplatz verlieren?

Nein. Unsere Erfahrung zeigt, dass durch die Zeiteinsparung in der Administration die Unternehmen mehr Zeit für ihre Kunden einsetzten können. Umsatz und Image wird verbessert und das Unternehmen ist deutlich besser aufgestellt im Markt.

 

Auf welchen Betriebssystemen läuft das DMS und benötigt man einen bestimmten Scanner für die Digitalisierung der Daten?

Das DMS benötigt Microsoft Windows was heute praktisch in jedem Unternehmen zu finden ist. Der Mitarbeiter kann aber auch mit dem Web Browser auf das DMS zugreifen, also von jedem beliebigen Betriebssystem. Im Bereich des Scanners verwenden viele Kunden die bestehenden Multifunktionsgeräte z.B. ein Konica Minolta bizhub C458. Es kann aber auch irgendein anderer Scanner verwendet werden.

 

Können die Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Ja. Kunden gehen unterschiedlich damit um. Die Einen vernichten die Dokumente gleich nach dem Scannen und Andere bewahren die Dokumente zu Beginn weiter auf und ändern danach die Praxis. Hier beraten wir jeden Kunden und finden immer einen passenden Prozess.

 

Was passiert, wenn das Unternehmen mit einem voll elektronischen Datensystem Opfer eines Hackerangriffs wird? Lassen sich digitalisierte, sensible Daten schneller stehlen als reale Ordner?

Unternehmen schützen sich heute gut gegen Angriffe und wissen damit umzugehen. Ich denke nicht das es einfacher ist da ein Einbruch in ein Gebäude mit viel weniger Aufwand verbunden ist.

 

Welche Vorteile hat ein so übergeordnetes elektronisches Verwaltungssystem für ein KMU? Und für welche Unternehmen lohnt sich die Anschaffung besonders?

Ein wichtiger Grund ist die Einsparung. Eine Studie besagt, dass im Durchschnitt ein Mitarbeiter pro Woche 2,5 Stunden auf der Suche ist, also rund 120 Stunden oder 15 Arbeitstage pro Jahr. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Unternehmen damit eine 360° Sicht auf alle Daten erhält. Ganz einfach und schnell. Dazu kommen Vereinfachte Prozesse, automatisierte Abläufe, sehr einfache Bedienung, automatische Versionierung, ablösen interner Papierdokumente mit digitalen Formularen, und vieles mehr. Das System ist für jedes Unternehmen geeignet und integriert sich perfekt in die bestehende Landschaft.

 

Wie wirkt sich die Digitalisierung im Allgemeinen auf Ihr Unternehmen Printhof aus und hätten Sie diese Entwicklungen noch vor ein paar Jahren vermutet?

Die Entwicklung ist nicht neu das einzige das sich geändert hat, ist das die Digitalisierung in aller Munde ist. Für Printhof wie übrigens alle anderen, sei es Politik, Wirtschaft Gesellschaft heisst das wir bereit sein müssen die Veränderungen die es mit sich bringt anzunehmen und Sie als Chance zu betrachten.

 

Anders gefragt: Wird die Welt 2050 ganz ohne Papierdokumente existieren? 

Nein das glaube ich nicht. Es werden bestimmt viele Papierdokumente durch digitale Informationen abgelöst, aber in vielen Bereichen werden wir nach wie vor Papier als Träger der Daten verwenden.

 

Sehen Sie auch Nachteile in Folge der zunehmenden Digitalisierung für KMU?

Nein im Gegenteil. Unternehmen gewinnen damit enorm und steigern damit unter anderem die Qualität. Auch im Bereich der Arbeitsplatzattraktivität legen Unternehmen zu und können damit einfacher neue Mitarbeiter gewinnen.

INTERVIEWPARTNER

[teaser]

PRINTHOF GmbH

Daniel Hofer