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Mit System gegen die E-Mail-Flut
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Der E-Mail-Verkehr hat in den letzten Jahren sprunghaft zugenommen. Die Folge: bereits nach einer kurzen Abwesenheit, quillt der Posteingang des Mail-Programms über. Mehrere hundert E-Mails warten oftmals auf ihre Bearbeitung. Bei den Betroffenen steigt der Stress, bei den Unternehmen die Kosten. Mit der richtigen Strategie lassen sich die negativen Folgen der E-Mail-Flut verringern.
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Von einer wahren E-Mail-Flut zu sprechen, kommt der Realität im Geschäftsverkehr nahe. Schätzungen gehen davon aus, dass Arbeitnehmer während der Bürozeiten täglich zwischen 50 und 100 E-Mails erhalten. Kein anderes Kommunikationsmittel hat im Geschäftsverkehr eine höhere Bedeutung. Das zeigt sich auch in der Zeit, die Mitarbeitende täglich mit dem Lesen, Beantworten und Archivieren der elektronischen Post zubringen. Untersuchungen gehen davon aus, dass allein für das Auffinden von falsch oder gar nicht abgelegten E-Mails pro Tag mehrere Minuten aufgewendet werden. Zeit, die in der Summe zum Kostenfaktor für Unternehmen wird. Mit der richtigen Strategie werden Unternehmen und Mitarbeitende Herr der E-Mail-Flut und verlieren weniger Zeit und Nerven im täglichen Arbeitsalltag.
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Der Posteingang nach den Ferien
Finden sich nach einer Abwesenheit hunderte E-Mails im Posteingang, bringt es nichts, einfach mit dem Lesen anzufangen. Damit Sie nicht von anderen allenfalls dringenderen Aufgaben unterbrochen werden, reservieren Sie sich bereits vorab ein Zeitfenster für die Bearbeitung Ihrer Mails. In einem ersten Durchgang sollten die Mails in Ruhe gesichtet werden. Uninteressantes wird dann gleich gelöscht, Erledigtes gilt es zu archivieren. Alle anderen Nachrichten kurz beantworten und nach einem vorher überlegten Schema auf bestimmte Ablage- und Arbeitsordner wie zum Beispiel „Bearbeiten“ oder „Lesen“ verteilen. Dabei sollte pro E-Mail nicht mehr als eine Minute Zeit aufgewendet werden. Die tatsächliche Bearbeitung der Aufgaben kann dann in den weiteren Arbeitsablauf integriert werden.
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E-Mail-Eingang im Tagesgeschäft
Checken Sie Ihre Mails nicht ununterbrochen. Wer nur zwei oder drei Mal am Tag sein Postfach prüft und dann alle eingegangenen Mails bearbeitet, spart Zeit. Jedes Abrufen aktueller Mails unterbricht den Arbeitsprozess und kostet Zeit.
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Spam-Filter als nützliches Werkzeug
Ein gut eingestellter und kontinuierlich aktualisierter Spam-Filter trennt schon beim Eingang der elektronischen Post die Spreu vom Weizen. Unerwünschte Spam-Mails werden direkt in einen entsprechenden Ordner verschoben und verstopfen nicht den Posteingang.
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Ordnung ist die halbe Miete
Richten Sie für regelmässigen Mailverkehr automatische Filter ein, welche die Mails direkt in die entsprechenden Ordner verschieben. So bleibt der unsortierte Posteingang klein und Sie können die verschiedenen Ordner gemäss Ihren Kapazitäten in Ruhe bearbeiten.
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Dringendes kompakt erledigen
Legen Sie sich einen eigenen Unterordner für dringende Anfragen an. Diese E-Mails können Sie dann entsprechend ein oder zwei Mal am Tag konzentriert abarbeiten.
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Keine Automatismen
Beantworten Sie nicht jedes Mail grundsätzlich, sondern prüfen Sie immer, ob eine Antwort wirklich nötig ist. Viele Informationen sind im Grunde nur zur Kenntnisnahme und erfordern keine Reaktion. Beantworten Sie auch nicht alle Mails sofort. Warten Sie wenn möglich ab, bis sich die Anfrage in Ihren Arbeitsablauf integrieren lässt.
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Kurz und bündig
Beantworten Sie E-Mails kurz und knapp. Kaum ein Antwort-Mail benötigt mehr als fünf Sätze. Das spart Ihnen und dem Empfänger wertvolle Arbeitszeit.
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Leerer Posteingang
Für jedes Mail im Posteingang gilt: Löschen, archivieren, in die Aufgabenliste verschieben oder beantworten. Es gibt keinen Grund, Mails im Posteingang zu behalten, die Sie längst bearbeitet haben. So behalten Sie den Überblick und bauen keinen unnötigen Druck auf.
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Programmeinstellungen nutzen
Die meisten Nutzer von E-Mail-Programmen kennen und setzen nur rund 30 Prozent aller möglichen Hilfsmittel der Programme ein: verschiedenfarbige Fähnchen, automatische Archivierungen, Filter und ähnliches machen die Arbeit leichter. Machen Sie sich mit den technischen Möglichkeiten vertraut und halten Sie auch Ihre Kollegen an, dieses Potenzial auszunutzen.
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