Korrespondenz

Abschluss eines Geschäftsbriefes - die hohe Kunst des letzten Satzes

 

 

Sicherlich kennen auch Sie es nur zu gut. Sie betreten die Lobby eines Hotels und können innerhalb kürzester Zeit bereits das erste Flair verspüren. Ganz egal, ob es dabei um die Ausstrahlung der Angestellten geht und auf welche Art und Weise sie einen willkommen heissen, oder aber um die Bestückung des Mobiliars und ob es hochwertig wirkt oder eher abgewohnt.

 

Wir alle kategorisieren zunächst nach dem ersten Eindruck, der uns entgegenschlägt, bis wir über die Zeit hinweg genug Informationen gesammelt haben, um unabhängig davon ein eigenes Bild zu kreieren. Wir machen prinzipiell nichts anderes, wenn wir den letzten Satz eines Geschäftsbriefes lesen. Zwar schlägt uns dieser Satz nicht direkt am Anfang entgegen, wie es bei der Begehung der Lobby der Fall ist, jedoch entscheidet dieser dennoch darüber, auf welche Art und Weise wir unseren Gegenüber in Erinnerung behalten. Auch hier zählt somit in gewisser Form erneut der erste Eindruck. Doch wie lässt sie sich nun am besten umsetzen, die „hohe Kunst des letzten Satzes“? Wir blicken genauer hin und haben die Antwort.

 

Wozu dient der letzte Satz eines Geschäftsbriefes?

Nachdem alles Wichtige in den vorherigen Abschnitten des Geschäftsbriefes erwähnt wurde und man seinem Empfänger das jeweilige Anliegen detailliert geschildert hat, nähert man sich langsam, aber sicher der Stelle, an der ein gewisses Fingerspitzengefühl gefragt ist.

 

Einfach das standardmässige „Mit freundlichen Grüssen“ einfügen und auf eine Überleitung verzichten? Kann man machen, ist aber mit Sicherheit nicht die empfehlenswerteste Lösung. Ein sanftes und überleitendes Bindeglied muss her, welches eine stimmige Brücke zwischen dem Fliesstext und dem endgültigen Abschluss schafft. „Der letzte Satz“ kann durchaus als unabdingbarer Baustein betitelt werden, der massgeblich mitentscheidend ist, ob der Gesamtauftritt eines Geschäftsbriefes erfolgreich herüberkommt oder nicht.

 

Welche Intention soll der Satz verfolgen?

Um während der Findung des perfekten letzten Satzes strategisch klug vorzugehen, ist es wichtig, dass Sie für sich selbst einen Moment innehalten und bewusst überlegen. Stellen Sie sich in der Vorbereitungsphase die richtigen Fragen, um anhand dessen hinterher ein gutes Resultat zu erzielen.

  • Wie soll die Verabschiedung an den Empfänger inhaltlich vonstattengehen?
  • Gibt es bestimmte Gedanken, die Sie beim Gegenüber auslösen möchten?
  • Streben Sie bestimmte Infos an, die Sie durch die Nutzung des Satzes im Kopf des Empfängers festigen möchten?
  • Gibt es Punkte, auf die Sie besonders deutlich aufmerksam machen wollen?
  • Was erhoffen Sie sich von den Reaktionen des Empfängers? Möchten Sie eventuell eine bestimmte Reaktion in Gang setzen?
  • Gibt es eine Neuigkeit, über die der Empfänger sich freuen kann, oder zielen Sie darauf ab, dass der Leser sich etwas bestimmtes merken soll?
  • Welche Handlung soll er nach dem Lesen des Geschäftsbriefes ausführen?

 

Es sind Fragen wie diese, die Ihren letzten Satz in der Vorbereitungsphase formen. Sie werden sehen, dass ein Brainstorming wie dieses zu positiven Ergebnissen führen wird.

 

Tipps zur Formulierung des letzten Satzes

Es kann nun ans Eingemachte gehen. Die Formulierung des wichtigen Bindeglieds steht an. Versteifen Sie sich bei den nachfolgend aufgeführten Tipps nicht zu sehr auf einen einzelnen Punkt. Erörtern Sie Ihre persönliche Situation und wählen Sie erst dann den perfekten Baustein. Seien Sie souverän. Überzeugen Sie beim Gegenüber. Mixen Sie gerne auch einzelne Tipps miteinander und machen Sie den letzten Satz dadurch noch schlagkräftiger und individueller. Handelt es sich um einen Stammkunden oder um einen bis dato unbekannten Ansprechpartner? Es sind unter anderem auch Fragen wie diese, die Ihnen vorgeben, wie der Ton innerhalb eines Geschäftsbriefes verlaufen darf. 

Die Aufforderung des Empfängers

Die Übermittlung einer Aufforderung ist eine sehr aktive Festlegung des letzten Satzes. Es wird dem Empfänger unmissverständlich klar gemacht, dass er reagieren soll.

  • Bitte kontaktieren Sie mich telefonisch.
  • Statten Sie uns einen Besuch ab.
  • Treffen Sie uns auf unserem diesjährigen Messestand.
  • Bitte schicken Sie uns die Dokumente zeitnah über den Postweg zu.
  • Holen Sie sich gerne weitere Infos auf unserer Internetpräsenz ein.

 

Es sind kurze, aber treffsichere Aufforderungen wie diese, mit denen Sie Ihr Anliegen schnell durchsetzen und eine gute Brücke schaffen können.

 

Informierung des Empfängers

Sehen Sie den letzten Satz eines Geschäftsbriefes als Chance und informieren Sie den Empfänger über wichtige Dinge.

  • Ein kurzer Hinweis – wir feiern nächsten Monat unser 20jähriges Bestehen und würden Sie zur Veranstaltung gerne einladen. Markieren Sie sich den Termin im Kalender und sagen Sie uns bitte zeitnah, ob Sie vorbei kommen möchten.
  • Haben Sie schon unseren neuen FAQ-Bereich auf der Website gesehen? Dort finden Sie zu den wichtigsten Inhalten unserer Dienstleistung gebündelt vielerlei Informationen.

 

Im ersten Abschnitt kommt sogar eine Kombination aus Aufforderung und Informationsübermittlung zustande. Ein perfektes Beispiel, dass auch ein guter Mix hervorragend gelingen kann.

 

Wertschätzung des Empfängers

Sie kennen viele Ihrer Kunden sicherlich schon sehr lange und haben dementsprechend viele Infos parat. Nutzen Sie dieses Wissen und bauen Sie es in den letzten Satz ein.

  • Ich wünsche Ihnen eine erholsame Zeit im bald anstehenden Griechenland-Urlaub.
  • Viel Erfolg bei dem Messeauftritt nächste Woche. Sie werden mit Sicherheit viele begeisterte Besucher an Ihrem Stand verzeichnen können.

 

Sätze wie diese schaffen nicht nur eine sanfte und natürlich wirkende Überleitung, sondern zeigen dem Leser ebenfalls, dass Sie sich auch ausserhalb der typischen Höflichkeitsfloskeln Infos merken und Interesse zeigen. Ein starkes Mittel, welches eine Geschäftsbeziehung zusätzlich festigen kann.