Zeiterfassung im Ausnahmezustand

 

 

Alles läuft gut, sehr gut sogar. Das Unternehmen wächst schnell, fast zu schnell. Das bestehende Zeiterfassungssystem kommt an seine Grenzen, zu viele manuelle Schritte verursachen zu viel Aufwand. Das neue SIAXMA® System bringt die ersehnte Entlastung. Dann kommt Corona, und alles ist anders. Kann die Zeiterfassung die vielen neuen Herausforderungen bewältigen? Wir fragten Wolfgang Hähnel, CEO der Testo Industrial Services AG.

 

Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor.

Die Testo Industrial Services AG ist ein Tochterunternehmen der Testo SE & Co. KgaA, einer der weltweit grössten Hersteller für transportable Messgeräte. Die Testo Industrial Services als Full-Service Dienstleister im Bereich der technischen Qualitätssicherung führt u.a. in seinen akkreditierten Laboren Kalibrierungen zur Überprüfung der Genauigkeit unterschiedlichster Messgeräte und -verfahren durch. Wir unterstützen damit unsere Kunden bei der Einhaltung von Normen und Richtlinien und gewährleisten so bestmögliche Ergebnisse nach unserer Philosophie «mehr Service, mehr Sicherheit». Wir sind mit unseren verschiedenen Kalibrierlaboren unter anderem von der Schweizerischen Akkreditierungsstelle SAS bzw. dem Eidgenössischen Institut für Metrologie METAS als höchste metrologische Überwachungsbehörde in der Schweiz zugelassen und akkreditiert.

 

Was war vor Corona?

2012 führten wir erstmals ein elektronisches Zeiterfassungssystem ein. Es war lokal installiert und reichte aus für die damals rund 20 Mitarbeitenden. Unterdessen sind wir ein Team von über 60 Leuten und wachsen weiterhin sehr stark. Das System stiess also bald einmal an seine Grenzen. Zu viele manuelle Schritte waren nötig, und die Mitarbeitenden hatten keinen direkten Zugriff zu ihren Zeitdaten wie z.B. die Soll-Stunden oder Ferienguthaben. Vor zwei Jahren, zur richtigen Zeit am richtigen Ort sozusagen, trat Siaxma mit einer Produktwerbung auf den Plan. Wir waren von der Beratung und den Funktionalitäten des Systems überzeugt und beschlossen, dieses zu beschaffen.

 

Welche Funktionalitäten meinen Sie konkret?

Erstens die Cloud-Lösung. Aus Sicherheitsgründen wollten wir keine lokalen Software-Installationen auf unseren Servern. Da kam dieses Modell von Siaxma natürlich wie gerufen. Wir bezahlen zwar «Miete», dafür benötigen wir weder personelle Ressourcen, noch Infrastruktur oder Updates. Zweitens die Kombination von Webterminal und mobilen Erfassungsmöglichkeiten, also die Handy-App für iOS und Android. Unsere externen Mitarbeitenden – Service- Ingenieure, Techniker und der Aussendienst – können ihre Zeit- und Leistungsdaten am Arbeitsplatz in Egg oder eben unterwegs erfassen und kontrollieren. Sie sind praktisch nur bei unseren Kunden und wenig im Büro und profitieren sehr von der mobilen Erfassungsmöglichkeit.

Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit an diesem Terminal, am PC oder via Mobiltelefon.

Wie stark ist Testo von Corona betroffen?

Unser Umsatz brach über Nacht um 40 bis 50 % ein, und leider befindet sich eine Vielzahl unserer Mitarbeitenden in Kurzarbeit, die wir sehr früh beantragen konnten. Dank des Zeiterfassungs-Systems wurde der Prozess gut unterstützt, weil nur kleine Anpassungen nötig waren, um die entsprechenden Zahlen herauszuziehen. Die Arbeitslosenkasse verlangt eine genaue Übersicht der Kurzarbeitsstunden pro Mitarbeitenden und Monat. Siaxma musste nichts extra programmieren, sondern konnte im Standard-Tool ein paar neue Parameter setzen. Man muss sich das wie ein zusätzliches Absenzenkonto vorstellen, anstatt «Militär» oder «Krankheit» wähle ich einfach «Kurzarbeit». Das ging schnell und bedingte keine Benutzerschulung. Auch der Datenexport (Excel) ist Bestandteil der Standard-Anwendung. Wenn dann alles wieder normal läuft, wird die Auswahl Kurzarbeit einfach auf unsichtbar gestellt.

 

Wie verlief die Umstellung in den Home Office-Modus?

Weil viele Kunden keine Besuche bzw. Arbeiten vor Ort mehr erlauben, müssen alle unsere externen Mitarbeitenden entweder in Kurzarbeit oder von Zuhause aus arbeiten. Das ist aus administrativer Sicht wie gesagt kein Problem, weil sie ihre Arbeits- und Abwesenheitsdaten an ihren Laptops oder eben via Handy eingeben. Sie kennen auch jederzeit ihre IST-Stunden und können geplante Abwesenheiten selber erfassen. Ebenfalls rein elektronisch und ohne jegliche Papierformulare verläuft das Bewilligungs- und Freigabeverfahren für Ferien, Absenzen oder sonstige Anträge durch die Vorgesetzten oder die zentrale HR-Stelle.

 

Beschäftigen Sie auch Teilzeitmitarbeitende?

Ja, ungefähr ein Viertel sind auf dieser Basis bei uns angestellt. Bei jedem von ihnen ist das entsprechende Teilzeitmodell hinterlegt, das System errechnet alle Parameter selbstständig.

Das fachmännische Kalbrieren von Messgeräten ist unerlässlich für einwandfreie Ergebnisse.

Was sind Ihre Erkenntnisse aus den letzten Monaten?

Wir alle werden vermehrt dezentral Arbeiten, d.h. die digitalen Hilfsmittel wie eben die Zeiterfassung werden noch wichtiger. Bei Testo waren und sind wir optimal dafür aufgestellt.

 

Welche anderen SIAXMA® Produkte nutzen Sie?

Mit der Mitarbeiterzahl stieg auch unser Platzbedarf. Wir haben unsere Räumlichkeiten in Egg um das Dreifache erweitert und betreiben ja noch zwei weitere Standorte in der Schweiz. Deshalb mussten wir uns letztes Jahr auch mit der Zutrittskontrolle befassen, die uns die Siaxma AG optimal lösen konnte. Zeiterfassung und ZuKo laufen auf der gleichen Plattform, nutzen die gleichen Stammdaten. Für uns sehr hilfreich ist auch die Leihgabenverwaltung: Unsere teuren Mess- und Kalibrierinstrumente sowie auch persönliche Ausrüstungen sind im System dem jeweiligen Mitarbeiter zugewiesen. Auf diese Weise haben wir einen optimalen Überblick über unser Inventar.

 

Welche weiteren Tools können Sie sich in Zukunft vorstellen?

Die Leistungserfassung als Teil der Zeiterfassung könnte eines Tages interessant sein. Wir könnten so die geleisteten Stunden direkt auf die Kunden und Aufträge buchen. Ebenso könnte ich mir die neue Spesenverwaltung vorstellen, gerade weil viele unserer Leute permanent unterwegs sind. Das ist übrigens eine der Stärken des SIAXMA® Systems: Die modulare Architektur, die das System mit dem Unternehmen wachsen lässt.

INTERVIEWPARTNER

CEO Wolfgang Hähnel